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Obligatoriedad de la Inscripción de ficheros en la Agencia de Protección de Datos

Siempre que se proceda al tratamiento de datos personales, definidos en el art. 3,a) de la Ley Orgánica 15/1999, como “cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables,” que suponga la inclusión de dichos datos en un fichero, considerado por la propia norma (artículo 3.b).), como “conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso,” el fichero se encontrará sometido a la Ley, siendo obligatoria su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, conforme dispone el artículo 26.

Artículo 26. Notificación e inscripción registral

“Toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia Española de Protección de Datos.
Por vía reglamentaria se procederá a la regulación detallada de los distintos extremos que debe contener la notificación, entre los cuales figurarán necesariamente el responsable del fichero, la finalidad del mismo, su ubicación, el tipo de datos de carácter personal que contiene, las medidas de seguridad, con indicación del nivel básico, medio o alto exigible y las cesiones de datos de carácter personal que se prevean realizar y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.
Deberán comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la dirección de su ubicación.
El Registro General de Protección de Datos inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles. En caso contrario podrá pedir que se completen los datos que falten o se proceda a su subsanación.
Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción sin que la Agencia Española de Protección de Datos hubiera resuelto sobre la misma, se entenderá inscrito el fichero automatizado a todos los efectos.”

En la actualidad, la notificación deberá verificarse mediante la presentación de los modelos normalizados contenidos en la Resolución de esta Agencia, de 30 de mayo de 2000 (BOE de 27 de junio), por la que se aprueban los modelos normalizados en soporte papel, magnético y telemático.

De lo indicado en el citado artículo 26 de la Ley Orgánica se desprende que la notificación de los ficheros habrá de ser previa a la creación de los mismos, por lo que la ausencia de dicha notificación sería una conducta constitutiva de infracción leve, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 44.2.c) de la propia Ley.

Quién:

Están obligados a notificar la creación de ficheros para su inscripción en el RGPD, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/99, aquellas personas físicas o jurídicas, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que procedan a la creación de ficheros que contengan datos de carácter personal.

La creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el “Boletín Oficial del Estado” o diario oficial correspondiente.

Podrán crearse ficheros de titularidad privada que contengan datos de carácter personal cuando resulte necesario para el logro de la actividad u objeto legítimos de la persona, empresa o entidad titular y se respeten las garantías establecidas en la LOPD.

Toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia Española de Protección de Datos.

Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD, deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante una solicitud de modificación o de supresión de la inscripción, según corresponda. En ambos casos será necesario citar el Código de Inscripción asignado por el RGPD al fichero.

En el supuesto de ficheros y tratamientos no automatizados, creados con posterioridad a la fecha de entrada en vigor de la LOPD (14 de enero de 2000), los mismos deberán ser notificados para su inscripción en el RGPD.

La no notificación de la existencia de un fichero supondría una infracción leve o grave, tal y como señala el art. 44 de la LOPD, quedando sujeto al régimen sancionador previsto en esta Ley.